Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Newcall UG (haftungsbeschränkt) i.G.
Heinrich-Zille-Straße 17
39110 Magdeburg
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführung

E-Mail: kontakt@new-call.de
Telefon: +49 89 4143 2200
Website: https://new-call.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Soweit künftig eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung entsteht, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.

2. Geltungsbereich und Rollenverteilung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten

• beim Besuch der Website new-call.de und bei Nutzung des Kundenbereichs unter app.new-call.de,
• bei der Kontaktaufnahme mit Newcall,
• bei Terminbuchungen, Vertragsanbahnung und Kundenverwaltung,
• bei Demo-Anrufen, bei denen Newcall selbst über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet, und
• bei der Nutzung einer von Newcall für einen Kunden betriebenen KI-Telefonassistenz.

Betreibt Newcall die KI-Telefonassistenz im Auftrag einer Tourist-Information, Destinationsmanagementorganisation oder eines anderen Geschäftskunden, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Newcall verarbeitet die Gesprächsdaten dann als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und nach den dokumentierten Weisungen des Kunden. Für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung sowie die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber Anrufenden ist in diesem Fall vorrangig der jeweilige Kunde verantwortlich.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

3.1 Rechtsgrundlagen

Newcall verarbeitet personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Verarbeitungen auf Grundlage einer Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Vertragserfüllung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte betroffener Personen überwiegen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO betroffen sind, erfolgt eine Verarbeitung nur bei Vorliegen einer zusätzlichen Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

3.2 Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, laufenden Rechtsansprüche oder vertraglichen Gründe eine weitere Speicherung erfordern. Für geschäftliche Unterlagen gelten insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen.

3.3 Empfänger

Innerhalb von Newcall erhalten nur Personen Zugriff, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Externe Empfänger erhalten Daten nur, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, eine wirksame Einwilligung vorliegt oder ein sonstiger Erlaubnistatbestand greift. Auftragsverarbeiter werden nach Art. 28 DSGVO eingebunden.

4. Bereitstellung der Website

4.1 Hosting und Server-Protokolle

Die Website und zugehörige technische Infrastruktur werden auf Servern in Deutschland beziehungsweise im Europäischen Wirtschaftsraum betrieben. Hierfür wird insbesondere die Hetzner Online GmbH eingesetzt.

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Datei,
• Referrer-URL,
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem,
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge.

Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb des Webangebots. Protokolldaten werden grundsätzlich nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Auswertung oder gesetzliche Aufbewahrung eine längere Speicherung erfordert.

4.2 Verschlüsselte Übertragung

Die Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung. Dadurch werden Daten, die zwischen dem Endgerät und der Website übertragen werden, vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt.

5. Cookies und lokale Speicher

Newcall setzt auf new-call.de nur technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien ein. Diese sind notwendig, um grundlegende Funktionen, Sicherheitseinstellungen und gegebenenfalls die Speicherung einer getroffenen Datenschutzauswahl bereitzustellen.

Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse- oder Marketing-Cookies werden derzeit nicht eingesetzt.

Sollten künftig nicht technisch erforderliche Dienste aktiviert werden, werden diese erst nach vorheriger Einwilligung geladen und diese Datenschutzerklärung sowie die Einwilligungsverwaltung entsprechend aktualisiert.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie Newcall per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Unternehmen, Funktion, Inhalt der Anfrage und Kommunikationsmetadaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.

Für E-Mail-Kommunikation kann IONOS SE als technischer Dienstleister eingesetzt werden. Anfragedaten werden gelöscht, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe für die weitere Aufbewahrung bestehen. Geschäftliche Korrespondenz kann entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

7. Terminbuchung über Cal.com

Für die Buchung von Demos und Gesprächsterminen kann Newcall Cal.com einsetzen. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin, Zeitzone und freiwillig mitgeteilte Angaben verarbeitet. Die Verarbeitung dient der Terminplanung und -durchführung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Cal.com Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, werden die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO durch geeignete Garantien, insbesondere einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln, abgesichert. Weitere Informationen: https://cal.com/privacy

8. Kunden- und Interessentenverwaltung mit HubSpot

Newcall kann HubSpot zur Bearbeitung von Kontaktanfragen, zur Verwaltung von Interessenten und Kunden sowie zur Dokumentation geschäftlicher Kommunikation einsetzen. Dabei können Stammdaten, Kontaktdaten, Unternehmenszuordnung, Kommunikationsinhalte, Termin- und Vertragsinformationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Anlass auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einer strukturierten und nachvollziehbaren Kundenkommunikation. Eine Nutzung von HubSpot für Website-Tracking findet derzeit nicht statt.

Soweit Daten in Drittländer übertragen werden, erfolgt dies nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: https://legal.hubspot.com/privacy-policy

9. Zahlungsabwicklung

Soweit Zahlungen über Stripe abgewickelt werden, werden die für die Zahlung erforderlichen Daten unmittelbar durch Stripe Payments Europe, Limited verarbeitet. Newcall erhält regelmäßig nur Zahlungsstatus, Rechnungsinformationen und technische Referenzdaten, jedoch keine vollständigen Karten- oder Kontodaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ergänzend können Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Dokumentationspflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Betrugsprävention einschlägig sein. Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy

10. KI-Telefonassistenz

10.1 Transparenz gegenüber Anrufenden

Anrufende werden zu Beginn der Interaktion klar darüber informiert, dass sie mit einem KI-gestützten System kommunizieren. Soweit ein Gespräch aufgezeichnet werden soll, erfolgt dies nur nach einem gesonderten, eindeutigen Hinweis und auf Grundlage einer hierfür geeigneten Rechtsgrundlage. Eine verweigerte Einwilligung in die Aufzeichnung führt nicht automatisch dazu, dass der gesamte Anruf beendet werden muss; soweit technisch möglich, wird eine Verarbeitung ohne dauerhafte Audioaufzeichnung angeboten oder an einen Menschen weitergeleitet.

10.2 Verarbeitete Daten

Je nach Konfiguration können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer und Kontaktdaten,
• Zeitpunkt, Dauer, Richtung und technische Kennung des Anrufs,
• Sprach- und Audiodaten, sofern eine Audioverarbeitung erforderlich ist,
• Transkripte und Gesprächszusammenfassungen,
• freiwillig mitgeteilte Inhaltsdaten, etwa Fragen, Präferenzen oder Rückrufwünsche,
• Routing-, Übergabe- und Statusinformationen,
• technische Protokoll- und Sicherheitsdaten.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sollen nicht aktiv abgefragt werden. Da Anrufende Inhalte frei mitteilen können, lässt sich eine unbeabsichtigte Nennung nicht vollständig ausschließen. Kunden sind verpflichtet, Konfigurationen und Prozesse so zu gestalten, dass sensible Daten nur verarbeitet werden, wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.

10.3 Zwecke

Die Verarbeitung dient insbesondere

• der Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe,
• der Beantwortung häufig gestellter Fragen,
• der Gesprächssteuerung und Weiterleitung an zuständige Mitarbeitende,
• der Dokumentation von Anliegen und Rückrufwünschen,
• der Qualitätskontrolle, Fehleranalyse und Verbesserung der kundenspezifischen Konfiguration,
• der Erstellung vertraglich vereinbarter Auswertungen.

10.4 Rechtsgrundlage und Verantwortlichkeit

Bei einer für einen Kunden betriebenen Telefonassistenz bestimmt der Kunde als Verantwortlicher Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Je nach Einsatz können insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO einschlägig sein. Eine Audioaufzeichnung oder andere besonders eingriffsintensive Verarbeitung setzt eine gesondert geprüfte Rechtsgrundlage und einen transparenten Hinweis voraus; soweit erforderlich, ist vor Beginn der Aufzeichnung eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen.

Bei einem von Newcall selbst angebotenen Demo-Anruf erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung der angefragten Demonstration auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine dauerhafte Audioaufzeichnung zu Demonstrations- oder Qualitätszwecken erfolgt nur nach vorheriger Einwilligung.

10.5 Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Zur technischen Bereitstellung setzt Newcall je nach kundenspezifischer Konfiguration spezialisierte Anbieter für Hosting, Datenbanken, Echtzeitkommunikation, Telekommunikation, Speech-to-Text, Sprachmodelle und Text-to-Speech ein. Dabei wird die BEK Service GmbH als zentraler technischer Auftragsverarbeiter eingesetzt. Die nachgelagerten Anbieter werden nur verwendet, wenn die jeweilige Komponente für den konkreten Kunden aktiviert ist.

Es wird nicht jeder Anbieter bei jedem Anruf eingesetzt. Maßgeblich sind die für den jeweiligen Kunden aktivierte Konfiguration und die jeweils gültige Unterauftragsverarbeiterliste zum Kundenvertrag. Newcall informiert Kunden nach Maßgabe der Auftragsverarbeitungsvereinbarung über beabsichtigte Änderungen dieser Liste.

10.6 Drittlandübermittlungen

Werden personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder können Supportzugriffe aus Drittländern erfolgen, stellt Newcall die Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO sicher. Dies geschieht insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss, eine wirksame Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework oder den Abschluss der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit erforderlich, ergänzende Schutzmaßnahmen.

10.7 Löschung von Gesprächsdaten

Die konkrete Aufbewahrungsdauer wird im Kundenvertrag und in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung festgelegt. Soweit dort nichts Abweichendes geregelt ist, werden Audioaufzeichnungen, Transkripte und Gesprächszusammenfassungen spätestens nach 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Kürzere Fristen können vereinbart werden. Sicherheitsprotokolle und abrechnungsrelevante Metadaten können abweichenden Fristen unterliegen, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.

11. Automatisierte Entscheidungen

Newcall trifft im Rahmen der beschriebenen Dienste keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die KI-Telefonassistenz kann Anfragen kategorisieren, Antworten erzeugen oder Gespräche weiterleiten; Entscheidungen mit erheblicher Wirkung verbleiben beim jeweiligen Kunden beziehungsweise bei einem Menschen.

12. Datensicherheit

Newcall trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen, eindeutige Benutzerkonten, das Prinzip der minimalen Berechtigung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, Datensicherungen, Löschkonzepte und Verfahren zur Behandlung von Sicherheitsvorfällen. Die Maßnahmen werden risikoorientiert überprüft und weiterentwickelt.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Bei Fragen zu Gesprächsdaten einer im Kundenauftrag betriebenen Telefonassistenz wenden Sie sich bitte vorrangig an den jeweiligen Betreiber der Telefonnummer. Newcall unterstützt den Betreiber im Rahmen der Auftragsverarbeitung bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Für Verarbeitungen, für die Newcall selbst verantwortlich ist, richten Sie Ihre Anfrage an kontakt@new-call.de.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz von Newcall ist grundsätzlich zuständig:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Leiterstraße 9
39104 Magdeburg
https://datenschutz.sachsen-anhalt.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Newcall aktualisiert diese Datenschutzerklärung, wenn sich Rechtslage, Dienste oder Datenverarbeitungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf new-call.de abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen, die bestehende Kundenbeziehungen betreffen, informiert Newcall die betroffenen Kunden in angemessener Form.